איך להתחיל תהליך אונבורדינג?

אם גם אתם מנהלים עסק בישראל, נראה שקליטת עובדים חדשים לחברה היא משהו שאתם עושים על בסיס די קבוע. באופן מפתיע למדי, אפשר לראות לא מעט בעלי עסקים שעדיין מתייחסים לשלב הקליטה כעוד שלב טכני ולא ממש עושים מאמץ בקליטה ובהטמעה נכונה של עובדים חדשים בחברה. בשנים האחרונות עלה מושג חדש: "אונבורדינג" הקשור לקליטת עובדים בדרך הנכונה. אם עדיין לא שמעתם עליו, זה לגמרי הזמן להכיר את המושג הזה יותר מקרוב. אז מה זה בכלל אונבורדינג, איך עושים אונבורדינג איכותי, מה החשיבות של התהליך הזה, מתי צריך להתחיל אותו ומהם השלבים העיקריים? הינה כל מה שאתם צריכים לדעת.

מה זה תהליך Onboarding?

אונבורדינג הוא מושג המתאר את תהליך הקליטה של עובדים חדשים בחברות ובארגונים. התהליך של קליטת עובדים חדשים כולל מספר שלבים המאפשרים לעובדים חדשים להשלים את תהליך האוריינטציה שלהם לקראת מילוי התפקיד החדש, וכן מסייע להם להכיר בצורה יסודית את התרבות הארגונית של מקום העבודה, את מה שמצופה מהם בתפקיד החדש, את הערכים של מקום העבודה וכן הלאה. אוריינטציה היא למעשה אחד השלבים בתהליך אונבורדינג, אבל אלו שני דברים שונים ואל לנו להתבלבל ביניהם. אוריינטציה היא בעצם חלק בירוקרטי לגמרי שבו העובד לומד את התפקיד החדש שלו ואת מערכת היחסים עם הקולגות והמעסיק הישיר. אונבורדינג לעומת זאת הוא תהליך מקיף יותר שכולל את כל עובדי החברה ועוד מגוון דמויות מפתח חשובות בארגון. המטרה של אונבורדינג היא להעניק לעובד תחושה של הצלחה, של מעטפת תומכת, של אתגרים מקצועיים מספקים ושל סביבה חברתית חיוביות.

טיפים לתהליך אונבורדינג איכותי

תהליך אונבורדינג מוצלח הוא חיוני כשרוצים להבטיח שעובדים חדשים ישתלבו בצורה חלקה בארגון ויהפכו לחברים פרודוקטיביים בצוות. הינה שבעה טיפים לאונבורדינג איכותי:

· ציפיות ברורות: הגדירו ציפיות ויעדים ברורים לתפקיד וכמו כן גבולות האחריות של העובד החדש, מה שיעזור להבין את המטרה בתוך הארגון מהתחלה.

· יחס אישי: התאימו את התהליך אישית לצרכים ולכישורים של כל עובד. זה יראה לו שהארגון מעריך את העובדים ויטפח תחושת שייכות. מומלץ בהחלט לשקול את האפשרות להעניק מתנות וולקם כמו תיק גב למחשב, זוהי מחווה נהדרת שנותנת תחושה מעולה.

· אוריינטציה מקיפה: הקפידו על היכרות יסודית עם תרבות החברה, ערכיה, הייעוד וההיסטוריה שלה. הכירו לעובד החדש את מבנה הצוות ואת אנשי המפתח המרכזיים.

· חונכות אישית: הקצו חונך או חבר לעובד החדש שיספק הדרכה, יענה על שאלות ויציע תמיכה בימים הראשונים. אותו אדם גם יכול להיות זה שיעניק מארז אונבורדינג ובעצם יקבל את פניו של העובד החדש.

· הדרכה ופיתוח: פתחו תוכניות הכשרה רלוונטיות לשיפור הכישורים והידע של העובד החדש. אפשרויות קבועות ללמידה מתמשכת יקדמו צמיחה ושביעות רצון בעבודה.

· משוב ואוזן קשבת: קבעו פגישות משוב קבועות כדי לטפל בחששות, להציע ביקורת בונה ולשמר הישגים ופעולות חיוביות. תקשורת פתוחה היא המפתח להצלחת הקליטה של עובדים בחברה.

· מעורבים מהיום הראשון: שלבו עובדים חדשים בפגישות צוות ובאירועים חברתיים כדי לעזור להם לבנות קשרים עם עמיתים ולהרגיש חלק מהצוות.

מהי החשיבות של תהליך האונבורדינג?

לתהליך אונבורדינג מוצלח יש חשיבות עליונה שכן הוא מקל על שילוב חלק של עובדים חדשים בארגון. בעזרת מתן ציפיות ברורות, אוריינטציה מקיפה ותמיכה מלאה מצד עובדי החברה, אפשר להאיץ את תהליך הקליטה ובעצם לקדם מהר יותר את מטרות הארגון. מנגד, בקרב העובד החדש התהליך מגביר את שביעות הרצון, את המעורבות ואת תחושת השייכות עם תחושה של תמיכה והערכה מהרגע הראשון. נוסף לאלה, התהליך מאפשר פיתוח מיומנויות דרך התנסויות, שיפור הביצועים והפרודוקטיביות. חווית אונבורדינג חיובית לא רק תורמת להצלחת עובדים חדשים, אלא גם מחזקת את מותג המעסיק של הארגון, מושכת כישרונות מובילים חדשים ומטפחת מוניטין חיובי במקום העבודה. תהליך אונבורדינג משפר פרודוקטיביות של עובדים חדשים בעד 70 אחוז, תורם לשימור עובדים מאוד ומפחית תחלופה של עובדים חדשים בעד 80 אחוז.

מתי נתחיל את התהליך?

אחת הטעויות הנפוצות היא שתהליך אונבורודינג צריך להתחיל ביום שהעובד נכנס למקום העבודה החדש. האמת ההיא שכדאי להתחיל תהליכי אונבורדינג הרבה יותר מוקדם ולעשות את זה כבר מרגע שבו העובד מתקבל למקום העבודה. שווה להתחיל בביצוע של ״בדיקת דופק״ כחודש לפני תחילת העבודה פחות או יותר, ליצור קשר עם העובד ולהבין איך הוא מרגיש לקראת התפקיד החדש, אם יש לו חששות מסוימים או שאלות שעלו ואם הוא רוצה לשתף במשהו. התהליך ימשיך כמה ימים לפני הכניסה לתפקיד החדש ובזמן הזה ניתן לעובד מידע ראשוני עד ליום הכניסה לעבודה, ובו כדאי להשקיע במתנות ממותגות לעובדים חדשים שייתנו הרגשה טובה מאוד של חיבוק ותמיכה. באופן כללי מומלץ בחום להתחיל את התהליך מוקדם ככל האפשר ובגדול אין דבר כזה מוקדם מדי.

כיצד התהליך יתרום למקום העבודה?

תהליך אונבורדינג מועיל מאוד למקומות עבודה באמצעות הגדלת הפרודוקטיביות, שימור עובדים חדשים, שיפור התרבות הארגונית, ייעול ביצועי העובדים וחיזוק מותג המעסיק. עובדים המשולבים כהלכה הופכים במהירות לנכסים יקרי ערך שמבינים את התפקיד ואת האחריות שלהם, מה שמוביל בהכרח להגברת הפרודוקטיביות. חווית הצטרפות חיובית תורמת לשביעות הרצון ולמעורבות גבוהה יותר של העובדים, מפחיתה את שיעורי התחלופה ובכך גם את עלויות הגיוס הנלוות. נוסף לאלה, אונבורדינג מאפשר לעובדים חדשים להפנים את ערכי הארגון ולייצר תרבות עבודה חיוביות ויעילות. הדרכה ותמיכה במהלך ההשתלבות יעזרו לעובדים לפתח מיומנויות חיוניות, מה שיוביל לשיפור בביצועי העבודה ולשדרוג היעילות הכללית. תהליך אונבורדינג משפר את המוניטין של הארגון כמעסיק רציני ומתחשב, מושך מועמדים טובים ומגדיל את הסיכויים לגייס את העובדים הטובים ביותר.

השלבים לתהליך אונבורדינג מוצלח

· פרה-אונבורדינג: השלב שבין הקבלה של העובד לארגון לבין תחילת העבודה בפועל. שלב שכרוך בלא מעט בירוקרטיה ושאלות מצד העובד. הזמינות בנקודה הזאת היא קריטית וחשוב לתת מענה מקיף לכל דבר שעולה. זאת ההזדמנות להראות לעובד שיש מי שמקשיב לו במקום העבודה, שער לצרכים שלו ולחששות הטבעיים בתחילת הדרך.

· אונבורדינג ראשוני: מהיום הראשון לעבודה ועד למספר שבועות מהרגע הזה. זה השלב שבו נכיר לעובד את החברה, את התרבות הארגונית, את אנשי המפתח ואת יחסי הכוחות, או בקיצור – איך הדברים עובדים. זה גם הזמן המושלם לפרגן עם Welcome Kit לעובד החדש, מתנה שתתן הרגשה של חיבוק ותמיכה.

· הכשרת צוותים והתאקלמות: אחרי שהעובד למד את התפקיד הבסיסי שלו ואיך דברים עובדים, חשוב מאוד שנדע לגרום לו להרגיש חלק מצוות וממערכת גדולה יותר.

· צמיחה, משוב והתפתחות אישית: מכאן והלאה במשך ששת החודשים הבאים בעבודה של העובד החדש, חשוב מאוד שנקפיד על תהליכי משוב ונסייע לעובד בהתפתחות אישית בתוך הארגון. אם עובד ירגיש

שהוא בתהליך של צמיחה במקום העבודה, הסיכוי הוא שהוא ייבחר להישאר איתנו עוד ועוד וירצה לתת מעצמו כמה שיותר. את זה חשוב לעשות דרך שיחות אישיות, הצבה של אתגרים חדשים, אוזן קשבת ופעילויות גיבוש בין חברי הצוות.

מי האחראי לבצע את התהליך בחברה?

כדי שתהליך אונבורדינג יהיה מוצלח, לא מספיק לעקוב אחר השלבים המדויקים שלו, אלא חשוב להגדיר מיהו האדם שמבצע אותו בפועל. אפשר ואפילו רצוי לבחור כמה אנשים מתוך החברה שישתתפו בתהליך, אבל צריך להגדיר מראש אדם אחד שזהו תחום האחריות שלו ושדואג לתכלול המקיף של כל השלבים מראש. הדבר הנכון והטבעי ביותר זה שאותו אדם יהיה המנהל הישיר של העובד החדש והוא זה שבעצם יכול לראות את התמונה בכללותה. באותה נשימה חשוב לומר שאפשר למנות בעלי תפקידים משניים שאחראיים על אלמנטים מסוימים בתהליכי האונבורדינג באופן רוחבי. למשל, אפשר להחליט על עובד שמחליט איך לבחור מתנות לעובדים חדשים, כזה שאחראי על תהליכי האוריינטציה, עובד שאחראי לקבלת הפנים ביום הראשון וכן הלאה. פשוט חשוב מאוד שיהיה אדם אחד מוגדר שאחראי לפקח על הכול ולרכז את הכול.

לסיכום

אונבורידנג הוא לא עניין של פריבילגיה, אלא הכרח של ממש לארגונים ולמקומות עבודה המעוניינים לשלב את העובדים בחברה בצורה טובה ויעילה באמת. אם אתם עדיין לא מיישמים את התהליך, זה הזמן להתחיל לחשוב על זה לעומק, לבנות תוכנית חפיפה ואוריינטציה מקיפה ולתכנן בדיוק את החודשים הראשונים של עובדים בחברה להטמעה טובה ואיכותית. אל תשכחו להשקיע בעובדים החדשים ולתת להם הרגשה של חיבוק ומשפחה. בנו מארז ממותג לבד או בחרו מתוך מארזים מוכנים ומובנים, אבל העיקר שתזכרו לתת לעובדים החדשים שלכם את התחושה שהם חשובים ושהם הרבה מעבר לעוד בורג במכונה. בהצלחה!