קליטת עובד חדש: איך לקלוט עובדים בצורה נכונה

איך לקלוט עובד חדש בצורה נכונה?

קליטה נכונה של העובד בחברה מתחילה בהסדרת העניינים לפי החוק – חתימה על חוזה, טופס 101 מלא עם כל התוספות הרלוונטיות וכל העניינים הבירוקרטיים האחרים. זהו נושא חשוב מאוד, אך אנחנו נתמקד דווקא בכל מה שלא קשור לחוק אלא להווי של הארגון ולתחושות של העובד בתחילת הדרך.

אין דרך אחת נכונה לקלוט עובד חדש לחברה, אבל יש כמה דרכים שדווקא יעזרו לכם להגיע למטרה הרצויה:

· מרצ'נדייז – מי לא אוהב מתנות? העניקו לעובדים שלכם מארז וולקם מושקע המכיל פריטים חשובים להתנהלות יום יומית טובה כמו תיק גב איכותי, מדבקות ללפטופ, אם הוא מצטרף בחורף אז ישנן הרבה מתנות לחורף שאפשר לרכוש כמו בקבוק תרמי נוח ופריטי לבוש. כבר ציינו שעל כל אלו אתם יכולים לשים את הלוגו שלכם? המארז מכיל גם כרטיס ברכה כדי להפוך את המתנה לאישית ביותר

· שיחה אישית – ביום הראשון של העובד במשרד, בקשו ממנו לשוחח איתו כמה דקות. אתם יכולים לעשות זאת בתחילת היום כדי לתת לו בונוס של מצב רוח לתחילת העבודה, או במהלך היום כדי לבדוק איך הוא מרגיש ומה תוכלו לעשות כדי שהתהליך יעבור בצורה חלקה. מומלץ גם לפני תחילת העבודה לערוך שיחת הכנה כדי לנסות לתאר לעובד בקווים כלליים את שגרת העבודה שהוא צריך לצפות לה

· היכרות עם הצוות – אם אין לכם משבר חירום שעליכם להתמודד איתו (ואנחנו מחזיקים אצבעות בשבילכם שלא), כדאי להשקיע כמה דקות בסבב היכרות עם הצוות הקיים. העובד יוכל להתחיל בתהליך שיוך הפנים, השמות והתפקידים ויקבל הזדמנות להציג את עצמו ולהיטמע בצוות

אילו טעויות נפוצות לא כדאי לעשות בתהליך הקליטה?

כולנו לומדים הכי טוב מטעויות, ולכן הינה כמה רעיונות למה שכדאי לכם דווקא להימנע מהם:

· חוסר קבלת פנים – תנו לעובד תחושה שהנוכחות שלו במרחב מורגשת ומקבלת את הכבוד הראוי לה. הציגו אותו באופן רשמי לעובדים, ארגנו פגישה קצרצרה של כמה דקות כדי לציין את הגעתו ואת תחילת העבודה, ותנו לו הזדמנות של ממש להתחיל כבר ביום הראשון את הקשרים עם חבריו למשרד ואת ההזדמנות להיטמע במשפחת העסק כדי להימנע מתחושת בדידות וריחוק

· תפקיד שונה מהמצופה – העובד אמור להגיע למשרד עם הידע המלא על התפקיד שלו. אם הוא יגיע ליום הראשון בעבודה ויגלה שהתפקיד שלו שונה לחלוטין ממה שהובטח או שעדיין לא ברור מהו תחום האחריות שלו בכוח, ייתכן שהוא ירגיש שמזלזלים בו או שלא לוקחים אותו ברצינות

· חוסר מעש – עובד שמגיע לעבוד אך מגלה שאין לו משימות לעשות ירגיש חסר תועלת ושהוא מבזבז את הזמן שלו ושלכם, ולכן כדאי להתכונן מראש עם הסמכה מפורטת לתפקיד ואף משימות התחלה שיעזרו לו להיכנס לעניינים

· חוסר בעמדת עבודה – עובד המגיע לעבוד מצפה שתהיה לו עמדת עבודה, אפילו זמנית. ודאו מבעוד מועד שיש לעובד החדש שלכם מקום לעבוד בו כדי שהוא ירגיש בנוח במשרד וציידו את העמדה במוצרים ארגונומיים, במסך נוסף למקרה של עבודה בלפטופ או במחשב נייח שיש בו כל התוכנות והמערכות שהעובד יצטרך

· הדרגתיות במילוי התפקיד – הימנעו מציפייה שהעובד יצליח כבר ביום הראשון לתת ביצועים ברמה גבוהה, ואפשרו לו זמן הסתגלות ולמידה כדי שיוכל לשפר את התפוקה שלו. אל תפילו עליו כבר ביום הראשון משימות מורכבות וקשות, וספקו לו תמיכה באמצעות חונך או איש צוות שיהיה ממונה על ההיטמעות המקצועית והחברתית שלו בעסק

מהי החשיבות של קליטה נכונה של עובדים?

תהליך הקליטה של עובדים הוא אישי לחלוטין – כל עובד מסתגל אחרת לשגרת העבודה החדשה שלו. באמצעות Welcome kits מפנקים ועזרה מקצועית וחברתית מהסובבים אותו תוכלו להקל את התהליך, אך חשוב לבדוק היטב מהם הצרכים האישיים של העובד החדש שלכם כדי שתוכלו לזהות את השלבים הנכונים בקליטתו לארגון. האם הוא זקוק לריענון באחד הנושאים המקצועיים? האם יש תכונת אופי כלשהי העלולה להפריע להיטמעות קלה בצוות? קליטה נכונה תאפשר לעובד החדש להשתרש נכון במקומו בחברה, להתפתח ולהגדיל את תפוקתו ולהימנע ממצב של רצון לעזוב עוד לפני שהוא התחיל להשתלב.

לאילו נושאים חשוב לתת דגש בתהליך הקליטה?

לפניכם כמה נושאים שכדאי לתת להם דגש במהלך הקליטה של העובד החדש:

סיפוק מידע פורמאלי ולא פורמאלי

הכינו רשימה מסודרת של כל המידע הרשמי והלא רשמי שהעובד צריך להכיר – זמני עבודה והפסקה, אנשי קשר חשובים, משתמשים וסיסמאות, וגם המקום המדויק של הקפה והנשנושים במטבחון. העבירו לעובד את כל מה שאתם יודעים על צורת העבודה וגם על צורת ההתנהלות הכללית במשרד. תוכלו לערוך סיור פיזי במשרד כדי להראות לעובד את כל המקומות החשובים – העמדה שלו, העמדה שלכם, המטבחון, המקום שבו אוכלים צוהריים וגם השירותים.

חפיפה מסודרת לעובד החדש

עסק המעוניין בעובד איכותי ומקצועי צריך להשקיע בהכשרתו, ולכן כדאי לכם להכין מראש תוכנית חפיפה מסודרת. בחרו אדם אחד שיהיה אחראי לכל התהליך וישמש מעין חונך של העובד לאורך כל זמן החפיפה. העובד הזה יהיה אחראי על כל ההסברים המקצועיים ולימוד התכנים הנדרשים לעבודה שוטפת וטובה, ולכן עליכם לוודא שאתם משייכים לעובד החדש את איש הצוות המתאים.

חונך אישי

תוכלו לקחת צעד אחד קדימה את עניין החפיפה ולבקש מאיש הצוות שבחרתם לספק לעובד החדש גם תמיכה חברתית, כדי שיהיה לו קל יותר להיטמע בהווי של הצוות.

מתנת ברוכים הבאים סמלית

בואו נדבר פרקטיקה – מתנת ברוכים הבאים יכולה לשפר מאוד את מצב הרוח של העובד החדש ואפילו לספק לו כלי עזר שימושיים להתנהלות היום יומית שלו במשרד כמו תיק גב למחשב. בין שאתם מעניקים לו מוצרים למשרד כמו פד לעכבר, משטח טעינה, כלי כתיבה או מוצרים ארגונומיים ליציבה נכונה, או שאתם דווקא נותנים לו חולצות מגניבות ובקבוקים ממותגים שיוכלו לקחת איתם לכל מקום – המתנות האלו בהחלט משפיעות לטובה והופכות את תהליך הקליטה לכיפי יותר.

הכנת הצוות לקראת העובד החדש

גם הצוות צריך להתכונן להגעת עובד חדש. אין ספק שנחמד מאוד לקבל עוד איש לצוות, אך חשוב שהעובדים האחרים ידעו מה יהיה תחום האחריות שלו ומי יכול להיעזר בו או לעזור לו כדי להבטיח היטמעות חלקה במישור המקצועי. כדאי גם להזכיר להם שכל עובד חדש עלול לחשוש בסביבה החדשה, ושתשמחו אם הם יגלו אמפתיה וחברותיות כבר בתחילת הדרך.

זמינות וסבלנות

כניסת עובד חדש לעסק הוא אינו תהליך שקורה ביום אחד, ולכן חשוב שתגלו סבלנות וזמינות לכל שאלה. תשובות שנראות לכם ברורות מאליהן אינן בהכרח ברורות לעובד החדש, ולכן תנו לו להרגיש בנוח לשאול גם את השאלות הפשוטות ביותר.

עריכת פגישות יזומות עם הערכה ומשוב

חשוב לשמוע גם את מה שיש לעובד החדש לומר, ולכן פגישות יזומות עם הערכה ומשוב יספקו לו הזדמנות להבין מה מצפים ממנו ובמקביל גם לשמוע את דעותיו ואת עמדותיו. הביאו בחשבון את התוכן שהוא מספק לכם כדי שתוכלו לשפר את תהליך הקליטה שלו באופן ספציפי ואת תהליך הקליטה בחברה באופן כללי.

לסיכום

קליטת עובד חדש בעסק היא רגע מרגש שבו הצוות מתרחב, וחשוב לעשות את התהליך בצורה הנכונה והטובה ביותר כדי להבטיח שימור עובדים, כניסה חלקה לעבודה והשתלבות מוצלחת של העובד הן במישור המקצועי והן במישור החברתי. ציידו אותם במרצ'נדייז מגניב ופרקטי, תנו להם הזדמנות להכיר את החבר'ה במשרד וספקו להם תמיכה מקצועית וחברתית לתחילת הדרך. בהצלחה!