יום אוריינטציה לעובד חדש

תהליך הקליטה של עובד חדש בארגון הוא קריטי להצלחתו ולהשתלבותו המהירה בתפקיד ובסביבת העבודה עצמה. אחד האלמנטים המרכזיים בתהליך זה הוא יום האוריינטציה, שהוא הצעד הראשון במסע של העובד בחברה. יום זה נועד להציג לעובד את הארגון, תרבותו, מבנהו ונהליו, ולספק לו את הכלים והידע הנדרשים להתחיל את תפקידו ביעילות ובביטחון. יום האוריינטציה משפיע על ההיבט המקצועי וגם החברתי והרגשי, שכן הוא מסייע לעובד להרגיש מקובל ושייך לארגון מהרגע הראשון. צפויים לקלוט עובדים חדשים לשורותיכם ותוהים איך עושים את זה נכון? הינה כמה המלצות וטיפים חשובים בנושא.

מהו יום אוריינטציה לעובדים חדשים?

יום אוריינטציה הוא אירוע מיוחד המאורגן על ידי מחלקת משאבי אנוש, ומיועד לעובדים חדשים הנקלטים בארגון. מטרתו העיקרית היא לספק לעובדים מידע מקיף על החברה, על המחלקות השונות, על המדיניות והנהלים ועל הציפיות מהם בתפקידם החדש. זהו יום המשלב הרצאות, סדנאות, סיורים והיכרות עם אנשי מפתח בארגון, כדי להקל על העובדים את תהליך הקליטה והאינטגרציה שלהם בסביבת העבודה החדשה. יום האוריינטציה הוא גם הזדמנות מצוינת לארגון להראות את ההערכה שלו לעובדים החדשים ולגרום להם להרגיש רצויים ומוערכים מהרגע הראשון. מתנה לעובד חדש הכוללת פריטים שימושיים ומותאמים אישית כמו מחברת ממותגת, יכולה להוסיף נופך אישי ולהעביר מסר של אכפתיות מצד החברה. זוהי דרך נהדרת לעורר בעובדים תחושת גאווה והזדהות עם הארגון כבר מההתחלה כמו עם אקססוריז למשרד שימושיים ולהרגיש שהם מוערכים.

מה נכלול ביום אוריינטציה?

תכנון יום האוריינטציה צריך להיות מקיף ומותאם לצרכים הספציפיים של הארגון והעובדים החדשים. היום הזה יכלול לרוב כמה שלבים חשובים:

• בשלב הראשון חשוב להציג לעובדים החדשים מידע כללי על החברה, כולל ההיסטוריה שלה, החזון, המטרות והערכים. מצגות וסרטונים קצרים יכולים לסייע בהמחשת המידע הזה ובהפיכת ההתנסות למעניינת יותר עבור המשתתפים
• בשלב השני, קליטת עובד חדש מצריכה היכרות עם המבנה הארגוני, עם המחלקות השונות ועם האנשים המרכזיים בכל תחום. מפגשים עם מנהלים בכירים ועם עמיתים לעבודה יאפשרו לעובדים החדשים להבין טוב יותר את סביבת העבודה ואת הדינמיקה הבין אישית. סיורים במשרדים ובמתקנים השונים יכולים גם הם לתרום לתחושת ההשתייכות ולהקל את ההתמצאות הפיזית במקום העבודה
• בשלב השלישי, יום האוריינטציה צריך לספק הדרכה ראשונית על כלי העבודה, על המערכות הטכנולוגיות ועל התהליכים הרלוונטיים לתפקיד. סדנאות מעשיות ותרגול מעשי יסייעו לעובדים לצבור ביטחון ולהתחיל לתפקד ביעילות בזמן קצר. כמו כן, חשוב להקדיש זמן להסבר מפורט על מדיניות החברה, על כללי ההתנהגות, על נהלי הבטיחות ועל זכויות העובדים

אילו דברים חשוב להעביר לעובד החדש ביום אוריינטציה?

ביום האוריינטציה חשוב להדגיש בפני העובדים החדשים את הציפיות מהם בתפקידם ואת האופן שבו הם יכולים לתרום להצלחת הארגון. הגדרת יעדים ברורים, הסבר על מדדי הביצוע וקווים מנחים לעבודה יעילה יאפשרו לעובדים להבין את המסגרת שבה הם פועלים ולכוון את מאמציהם בהתאם. חשוב גם לספק לעובדים החדשים מידע על אפשרויות ההתפתחות והקידום בארגון, פירוט של מסלולי הכשרה, תוכניות מנטורינג אם יש כאלו והזדמנויות לצמיחה מקצועית, כדי לעודד אותם לחשוב על עתידם בחברה ולהשקיע בהתפתחות האישית שלהם. תהליך אונבורדינג איכותי צריך להכין את העובדים לתפקידם הנוכחי וגם לעורר בהם מוטיבציה להתקדם ולתרום לארגון בטווח הארוך. היום הזה הוא הזדמנות מצוינת ליצור בקרב העובדים החדשים תחושת שייכות וגאווה ארגונית, ובאמצעות הצגת הערכים של החברה, התרבות וההישגים שלה אפשר לעורר בהם התלהבות ומחויבות כלפי הארגון כבר מהיום הראשון. חשוב לתת להם את התחושה שהם חלק ממשהו גדול יותר ושתרומתם חשובה להצלחה הכוללת.

דגשים ליום אוריינטציה מוצלח

הינה כמה דגשים חשובים ליום אוריינטציה מוצלח, שכדאי לכם להביא בחשבון:

• תכנון מוקדם ומפורט של היום והבאה בחשבון של הצרכים הספציפיים של העובדים החדשים ושל התפקידים שלהם הם הכרחיים
• ודאו שהתכנים והפעילויות מותאמים לצרכים הייחודיים של כל קבוצת עובדים, כדי למקסם את האפקטיביות של היום. צרו איזון בין הרצאות פרונטליות, פעילויות אינטראקטיביות וסדנאות מעשיות כדי לשמור על עניין ומעורבות
• שלבו מגוון שיטות הדרכה כדי למנוע עייפות ושעמום, ובעיקר כדי להגביר את הקשב והמעורבות של המשתתפים. הקפידו על איזון בין העברת ידע תיאורטי, תרגול מעשי ואינטראקציה בין המשתתפים ליצירת חוויה דינאמית ומעניינת
• הכינו (או רכשו מאיתנו) מארז welcome או מארז Love my new Workspace מרשים, הכולל פריטים שימושיים ומותאמים אישית, כדי להראות הערכה ואכפתיות. הפתיעו את העובדים החדשים עם מארז קבלת פנים מושקע, המכיל פריטים מועילים לעבודה ולשילוב בחברה
• הקצו זמן מספק למפגשים עם מנהלים ועמיתים, ליצירת קשרים בין אישיים והכרות עם דמויות חשובות. תכננו מפגשים אישיים עם מנהלים ישירים ועקיפים כדי לאפשר לעובדים החדשים להכיר את הדמויות המפתח בארגון, וצרו הזדמנויות לאינטראקציה בין העובדים החדשים לבין עמיתיהם לעבודה כדי לקדם יחסי עבודה טובים ותחושת שייכות
• השתמשו באמצעי המחשה חזותיים כמו מצגות, סרטונים ותרשימים כדי להעביר את המידע בצורה בהירה ומעניינת. הפכו את המידע למרתק ונגיש יותר כדי למשוך את תשומת ליבם של העובדים החדשים ולוודא שהמסר אכן עבר
• ארגנו סיורים מודרכים במשרדי החברה, במפעלי הייצור או באתרים חשובים אחרים כדי לחשוף את העובדים לסביבת עבודתם. בזמן הסיורים חשוב לספק הסברים על הפונקציות השונות של כל מחלקה ואזור ועל האופן שבו הם תורמים להצלחה הכוללת של הארגון
• תנו הזדמנות לעובדים החדשים לשאול שאלות ולהעלות חששות, ליצירת תחושת ביטחון ופתיחות. הקציבו זמן ייעודי לכל אלו לאורך יום האוריינטציה, ועודדו את העובדים החדשים לשתף בתהיות ובאתגרים שלהם

לסיכום

יום אוריינטציה מוצלח הוא שלב חשוב מאוד בתהליך הקליטה של עובדים חדשים, והוא יכול להשפיע באופן מהותי על חוויית ההצטרפות שלהם לארגון ועל הצלחתם בתפקיד לאורך זמן. השקעת מאמץ בתכנון קפדני, בהקניית ידע מקיף, בעידוד אינטראקציות חברתיות וביצירת סביבה תומכת תבטיח שהעובדים שלכם יתחילו את דרכם בארגון ברגל ימין.